Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Vertreten durch den Vorstand:

• Dr. Christian Fastenrath (Vorsitzender)
• Friedrich Nölle (Vorsitzender)
• Dirk Wilke (Kassierer)
• Thorsten Würz (Schriftführer)

2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Teilnehmenden ausschließlich zum Zweck der Anmeldung, Organisation und Durchführung der Konferenz „Wismar Herzforum I“.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) – Abwicklung der Teilnahme,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. steuerliche Nachweispflichten),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Veranstaltungsorganisation und Kommunikation).

Eine weitergehende Verarbeitung (z. B. zu Werbezwecken) erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Online-Anmeldung werden in der Regel folgende Daten erhoben:

• Vor- und Nachname
• Titel, Institution, Funktion
• Postanschrift
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Rechnungs- und Zahlungsdaten
• ggf. Angaben zu besonderen Bedürfnissen (z. B. Barrierefreiheit, Ernährung)

Diese Daten werden ausschließlich für den genannten Zweck verarbeitet und nicht an unbeteiligte Dritte weitergegeben.

4. Weitergabe an Dritte / Auftragsverarbeitung

Zur Durchführung der Online-Anmeldung, Zahlungsabwicklung und ggf. Bereitstellung digitaler Teilnahmebestätigungen kann der Veranstalter externe Dienstleister beauftragen (z. B. Anbieter für Online-Formulare, Zahlungs- oder Hosting-Services).

Diese Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt, auf Datenschutz und Datensicherheit überprüft und gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich als Auftragsverarbeiter verpflichtet.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU erfolgt nicht, es sei denn, dies ist technisch erforderlich und es bestehen geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist.

Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerlicher Nachweise, regelmäßig 10 Jahre) werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Newsletter- oder Informationsanmeldungen bleiben bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert.

6. Rechte der betroffenen Personen

Teilnehmende haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: friedrich.noelle@definetz.com

7. Foto-, Ton- und Filmaufnahmen

Während der Veranstaltung können durch den Veranstalter oder in seinem Auftrag Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden.

Diese dienen der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Website, Social-Media-Kanäle, Presseberichte). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Teilnehmende können der Verwendung ihrer Abbildungen jederzeit widersprechen.

8. Datensicherheit

Der Veranstalter trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen, darunter verschlüsselte Datenübertragungen (SSL/TLS), Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

9. Kontakt und Datenschutz-Ansprechpartner

10. Beschwerderecht

Teilnehmende haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, oder jede andere zuständige Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2025. Der Veranstalter behält sich vor, die Erklärung bei Änderungen der Rechtslage oder organisatorischer Abläufe zu aktualisieren. Die jeweils gültige Version ist jederzeit auf der Veranstaltungswebsite einsehbar.